Produktgestützte Projektplanung von Susanne Madsen. Eine Einführung in die produktbezogene Planung.

In diesem Blogbeitrag erläutert Susanne Madsen die Bedeutung der Projektplanung und stellt fünf Schritte zur Erstellung eines Rahmenplans in der Planungs- und Initiierungsphase vor. Der Rahmenplan basiert auf den Prinzipien der produktbasierten Planung.

Der Wert Ihrer Rolle als Projektmanager und der Erfolg Ihrer Projekte hängen stark davon ab, wie gut Sie die Projekte, für die Sie verantwortlich sind, planen und initiieren. Um es mit den Worten des Zeitmanagement-Experten Alan Lakein zu sagen: "Wernicht plant, plant zu scheitern."

Wenn Sie mit der Durchführung eines Projekts beginnen, ohne zu planen, was zu tun ist, tragen Sie möglicherweise aktiv zum Scheitern des Projekts bei. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Projektpläne nicht anpassen oder ändern, wenn sie nicht mehr stimmen oder nicht funktionieren. Der Zweck der Projektplanung besteht nicht darin, eine in Stein gemeißelte Karte zu erstellen, sondern die kritischen Elemente und Schritte des Projekts zu durchdenken, bevor Sie unwiderrufliche Verpflichtungen eingehen und unwiderrufliche Maßnahmen ergreifen.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, den Umfang des Projekts festzulegen und die Anforderungen, den Problembereich und die Lösung im Voraus zu analysieren, ist es sehr viel wahrscheinlicher, dass Sie die zentralen Herausforderungen des Projekts verstehen und erkennen, was erforderlich ist, um sie zu bewältigen und dem Kunden ein Qualitätsprodukt zu liefern. Eine Planung im Voraus ist für alle Arten von Projekten erforderlich, da die Organisation und der Kunde den Umfang, die Kosten und den Fertigstellungstermin des Projekts einschätzen müssen, bevor sie sich vollständig zur Durchführung des Projekts verpflichten. Ebenso müssen Sie als Projektleiter den genauen Umfang dessen, was Ihr Team leisten soll, und die Art und Weise, wie Sie es leisten wollen, kennen.

Inwieweit Sie ein Projekt in der Planungs- und Initiierungsphase im Detail planen, hängt jedoch vom spezifischen Bereich und der Art Ihres Projekts sowie von der gewählten Methodik ab. Manche Projekte sind groß, komplex und unbeständig, während andere kleiner und viel einfacher zu definieren, zu planen und durchzuführen sind.

Indiesem Blogbeitrag gehen wir davon aus, dass Ihr Projekt irgendwo dazwischen liegt: ein mittelgroßes Projekt von mittlerer Komplexität mit einer Projektmethodik, die weder starr noch extrem flexibel ist. Infolgedessen können Sie das Projekt in der Initiierungsphase auf hohem Niveau planen und den Plan im Laufe der Projektdurchführung verfeinern und anpassen.

Erstellen eines Übersichtsplans

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, einen Plan zu erstellen. Eine davon ist eine produktbezogene Planungstechnik.

Bei der produktbasierten Planung konzentrieren Sie sich in erster Linie auf die Produkte, die geliefert werden müssen, und nicht auf die Aktivitäten, die im Rahmen des Projekts durchgeführt werden müssen. Das bedeutet, dass Sie das Projekt aus der Perspektive des Kunden und der Benutzer planen, weil Sie den Schwerpunkt auf greifbare Ergebnisse und Resultate legen. Beachten Sie, dass die Pläne, die Sie während der Initiierungsphase erstellen, meist sehr allgemein gehalten sind, es sei denn, Sie arbeiten in einem Bereich, in dem Ihre Pläne aus irgendeinem Grund feststehen müssen und ein Minimum an Unsicherheit enthalten. In den meisten Fällen würde ich jedoch empfehlen, nur so weit in die Zukunft zu planen, wie es sinnvoll ist.

Halten Sie Ihre Pläne realistisch und einfach. Es ist besser, im Großen und Ganzen richtig zu liegen als genau falsch. Versuchen Sie nicht, Ihr Projekt isoliert zu planen, sondern holen Sie sich die Unterstützung Ihrer Teammitglieder. Sie müssen Ihnen dabei helfen, die übergeordneten Produkte in Teilprodukte, Aufgaben und Aktivitäten mit Zeiträumen und Abhängigkeiten zu unterteilen. Die folgenden Tipps und Techniken helfen Ihnen bei der Erstellung eines übergeordneten produktbasierten Plans. Beachten Sie, dass Sie den Plan erst dann erstellen können, wenn Sie ein angemessenes Verständnis für die Anforderungen haben und diese geschätzt haben. Die Planung ist ein iterativer Prozess, also machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie nicht alle detaillierten Informationen im Voraus haben. Erstellen Sie einen groben Plan und verfeinern Sie ihn nach und nach.

1. Erstellen eines ProduktstrukturplansDer erste Schritt bei der Erstellung eines produktbasierten Plans besteht darin, einen Produktstrukturplan in hierarchischer Form zu erstellen, ähnlich einem Organigramm, das Sie verwenden würden. Er sollte alle wichtigen Produkte (d. h. Komponenten und Leistungen) enthalten, die Sie zu produzieren und zu liefern planen.

  • Auf der obersten Ebene der Hierarchie stellen Sie das Endprodukt dar - das fertige System, Gebäude oder die zu liefernde Leistung.
  • Auf der darunter liegenden Ebene dokumentieren Sie die einzelnen Bestandteile. Je nach Projekt kann dies aus zwei, zehn oder mehr Teilprodukten bestehen.
  • Auf der dritten Ebene der Hierarchie schlüsseln Sie die Teilprodukte noch weiter auf.
Gliedern Sie Ihre Produkte und Leistungen weiter auf eine Ebene auf, die für das Projekt sinnvoll ist. Der Produktstrukturplan enthält keine Abhängigkeiten oder Aktivitäten, sondern ist eine reine Darstellung dessen, was die Benutzer benötigen und wie sich ihre Bedürfnisse in Teilleistungen aufgliedern.

2. Erstellen eines ProduktflussdiagrammsDer nächste Schritt besteht darin, den Produktstrukturplan in ein Produktflussdiagramm umzuwandeln, d. h. in eine Darstellung der Reihenfolge, in der die verschiedenen Produkte voraussichtlich geliefert werden. Verwenden Sie die Produkte und Teilprodukte aus dem Produktstrukturplan und ordnen Sie sie entsprechend ihrer Prioritäten und Abhängigkeiten neu an. Lassen Sie das Diagramm von links nach rechts fließen, bis das Endprodukt ganz rechts steht. Nutzen Sie Ihr Wissen über die Abhängigkeiten zwischen den Teilprodukten und deren relative geschäftliche Priorität, um das Diagramm zu erstellen.

3. Erstellen Sie einen übergeordneten PlanVerwenden Sie das Produktflussdiagramm als Leitfaden für die Erstellung einer Roadmap und eines Strohmann-Szenarios, das Sie als Ausgangspunkt für tiefer gehende Planungsgespräche und -aktivitäten verwenden können. In den frühen Phasen des Planungsprozesses müssen Sie möglicherweise viele Annahmen treffen und ungefähre Zeiträume und Zeitvorgaben verwenden. Legen Sie die Reihenfolge fest, in der Sie die Produkte liefern wollen, und unterteilen Sie sie dann in Phasen mit klar definierten Meilensteinen. Sobald Sie wissen, was die einzelnen Phasen sind, konzentrieren Sie sich auf die erste Phase und schlüsseln Sie die Teilleistungen so detailliert wie möglich auf, vorzugsweise so lange, bis Sie einzelne Aufgaben und Aktivitäten haben, für deren Ausführung ein Teammitglied eher Tage als Wochen benötigen würde. Fahren Sie mit der Aufschlüsselung der nachfolgenden Phasen des Projekts fort, aber verwenden Sie einen breiteren Pinsel für die späteren Phasen, in denen Sie möglicherweise noch kein vollständiges Verständnis für die detaillierten Aktivitäten haben, die durchgeführt werden müssen.

4. Zuweisung von RessourcenBeginnen Sie mit der Zuweisung von Ressourcen zu Ihrem Plan und präzisieren Sie die geschätzte Dauer der einzelnen Aufgaben. Dazu müssen Sie wissen, welche Ressourcen verfügbar sind, und auch die Möglichkeit einplanen, dass diese nicht verfügbar sind. Spielen Sie mit verschiedenen Ressourcenniveaus, um ein gutes Gefühl dafür zu bekommen, wann das Projekt abgeschlossen sein könnte. Ermitteln Sie dabei den kritischen Pfad des Projekts und achten Sie besonders auf ihn. Der kritische Pfad ist die längste Abfolge von abhängigen Aktivitäten in Ihrem Zeitplan, die bis zum Fälligkeitsdatum abgeschlossen sein müssen, damit das Projekt rechtzeitig fertig wird. Der kritische Pfad bestimmt die tatsächliche Dauer des Projekts, da alle anderen Vorgänge parallel geplant werden können. Es ist vor allem der kritische Pfad, den Sie während der gesamten Projektdurchführung genau im Auge behalten müssen, um sicherzustellen, dass der Gesamtzeitplan des Projekts nicht aus dem Ruder läuft.

5. den Plan vorlegenBevor Sie Ihrem Sponsor und dem Lenkungsausschuss den Rahmenplan vorlegen, sollten Sie ihn ein letztes Mal mit den Teammitgliedern durchgehen und sicherstellen, dass Sie den kritischen Pfad mit ausreichenden Eventualitäten versehen haben. Denken Sie daran, dass es besser ist, zu wenig zu versprechen und zu viel zu liefern, als umgekehrt: Sobald die Beteiligten einen Zeitplan sehen, neigen sie dazu, ihn für unumstößlich zu halten. Planen Sie für Worst-Case-Szenarien und geben Sie eine Reihe von Terminen an, innerhalb derer Sie das Projekt voraussichtlich abschließen werden, anstatt nur einen festen Termin zu nennen. Erläutern Sie Ihren Stakeholdern Ihre Planungsannahmen, Risiken und Probleme, und machen Sie deutlich, dass die Ereignisse nicht in Stein gemeißelt sind. Erklären Sie, dass Sie den Plan im Laufe des Projekts häufig aktualisieren und verfeinern werden und dass Sie sie über alle Änderungen auf dem Laufenden halten werden.


*** Susanne Madsen ist Projekt- und Programmmanagerin, Mentorin und Coach mit über 15 Jahren Erfahrung in der Leitung und Umsetzung großer Veränderungsprogramme im Finanzsektor. Sie ist qualifizierter Coach für Unternehmen und Führungskräfte sowie PRINCE2- und MSP-Practitioner. Ihr Buch "The Project Management Coach" wird im Januar bei Management Concepts erscheinen. Sie können Susannes Website besuchen oder ihr auf Twitter folgen: @SusanneMadsen.

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