Planifique su primer proyecto con Tom's Planner

Thursday, 6 June, 2019

Con Tom's Planner, has encontrado una gran herramienta para crear planes de proyecto fácilmente. Pero, ¿cómo se planifica realmente un proyecto? ¿Cómo sabe qué tareas incluir y cuánto tiempo le van a llevar? Si nunca ha planificado un proyecto y necesita ayuda rápida, este artículo es perfecto para usted. Te guiaremos a través de todo el proceso de planificación de un proyecto.

Descomponer el proyecto en partes manejables

Para el primer paso, todo lo que necesitas es una hoja de papel o una hoja de cálculo en blanco. Tienes que dividir el objetivo grande y abstracto del proyecto en partes más pequeñas. Se trata de las actividades que tu equipo debe realizar para alcanzar el objetivo del proyecto. Empieza por enumerar esas tareas. Supongamos que estás a cargo de la construcción de una escuela. Podrías desglosar el proyecto en cuatro fases generales:

• Diseño
• Selección del emplazamiento
• Construcción
• Diseño interior, mobiliario y equipamiento

Esto sigue siendo muy amplio, y no podríamos actuar con un plan de tan alto nivel. Tenemos que seguir desglosando cada fase en tareas tangibles. He aquí una visión más detallada:

Diseño:

• Diseño del edificio
• Distribución interior

Selección del emplazamiento:

• Crear una lista de 3 posibles emplazamientos
• Evaluación del suelo

Construcción

• Cimentación
• Armazón
• Paredes
• Tejado

Diseño interior, mobiliario y equipamiento

• Cableado eléctrico
• Calefacción, ventilación, aire acondicionado
• Fontanería
• Tabiquería
• Mobiliario

Si no estás seguro de qué pasos debes incluir en tu plan de proyecto, puedes hacer lo siguiente: Busca en Google planes de proyecto similares. Puedes buscar en Google "plan de proyecto de desarrollo de software".

Además, Tom's Planner tiene una sección de plan tillas en la que puedes encontrar plantillas listas para usar para tipos de proyectos comunes. En caso de que estés a cargo de un proyecto grande y complejo, es posible que desees crear primero una estructura de desglose del trabajo (EDT).

Una EDT es un modelo visual y jerárquico que muestra todas las partes que un proyecto debe entregar o de las que debe ocuparse. Tacticalprojectmanager.com tiene un gran artículo sobre cómo crear estructuras de desglose del trabajo en caso de que desee obtener más información al respecto. Estimar el esfuerzo y la duración de las tareas Con su lista de tareas lista, ahora necesita estimar el esfuerzo necesario para cada actividad. Por ejemplo, desea saber cuántas semanas tardaría el constructor en crear los cimientos, construir el armazón y las paredes. Con esta información, puede crear un calendario de trabajo para su proyecto.

Estimar el esfuerzo es uno de los principales retos de la gestión de proyectos. Nunca será exacto al 100%, pero debe acercarse lo más posible. He aquí tres formas de obtener buenas estimaciones:

• Consulte a expertos: los expertos en la materia sabrán mejor que nadie cuánto tiempo necesitan para su trabajo.
• Busque proyectos de referencia: Habla con personas que hayan realizado proyectos similares y pregúntales cuánto tiempo necesitaron para cada paso.
• Haz cuentas: Para las tareas que comprenden varios bloques, puede ser útil hacer estimaciones a nivel de subtarea y luego sumar para obtener el esfuerzo total: Si un constructor tarda 15 minutos en terminar un metro cuadrado del suelo, entonces para todo el suelo de 400 metros cuadrados tardará 15 minutos x 400 = 6000 minutos = 10 horas en pavimentar toda la habitación.

Ten en cuenta que estimación y duración no son lo mismo: a una empresa constructora puede llevarle 10 días de esfuerzo construir los cimientos del edificio de la escuela. Sin embargo, es probable que tarde más de dos semanas en terminar la obra. ¿Por qué? Algunos días habrá que suspender las obras por mal tiempo. Además, la empresa tiene otros proyectos que atender. Así que la duración total suele superar el esfuerzo estimado.

Tener en cuenta las dependencias

La parte difícil de los proyectos es que cada tarea está vinculada a otro trabajo. Si una tarea se retrasa, las siguientes también sufrirán un retraso. En tu intento de entender qué tareas hay que realizar, también debes tener en cuenta las dependencias. ¿Has visto alguna dependencia en nuestro proyecto de ejemplo? Bueno, obviamente no puedes levantar ningún muro antes de que los cimientos estén listos. Así que los cimientos tienen que estar antes que cualquier otro trabajo de construcción. Además, la instalación eléctrica tiene que estar antes que la instalación de los sistemas de aire acondicionado y calefacción. Otras actividades pueden programarse en paralelo. Por ejemplo, el trabajo de diseño del arquitecto puede realizarse al mismo tiempo que los ingenieros civiles inspeccionan los posibles emplazamientos y realizan las pruebas del suelo.

Programación progresiva o regresiva: ¿qué le conviene más?

Un aspecto general que debe decidir es si quiere planificar su proyecto hacia atrás o hacia delante. La programación regresiva significa que se fija la fecha de finalización y se organiza una actividad junto a otra en orden regresivo. La programación progresiva significa que empiezas en una fecha determinada y averiguas cuánto durará el proyecto.

Añade un margen suficiente

Planificar un proyecto es fácil. La parte difícil es la ejecución, es decir, cumplir el calendario de tareas. A menudo, las cosas no salen como se habían planeado. Las razones más comunes son:

• El trabajo lleva más tiempo del previsto
• Surgen problemas técnicos
• Los miembros del equipo enferman
• Surgen nuevos requisitos (que requieren más tiempo para su aplicación)

El resultado: Su calendario, meticulosamente planificado, se romperá, a menos que haya previsto un margen suficiente. Un día extra aquí y allá para equilibrar los retrasos inesperados (por ejemplo, debido al mal tiempo en un proyecto de construcción).

Creación del plan del proyecto con Tom's Planner

Ha llegado el momento de crear el diagrama de Gantt de nuestro proyecto. Tome su lista de actividades del proyecto y abra una nueva hoja en Tom's Planner.

Paso 1: Prepare su cronograma

En primer lugar, activaremos la vista semanal porque programaremos el trabajo por semanas en lugar de por días. Esto tiene la ventaja de que no tendremos que modificar nuestro plan si las tareas se desplazan de un día a otro.

Paso 2: Introducir las fases del proyecto

A continuación, vamos a introducir las fases del proyecto. Basta con hacer clic en las barras naranjas e introducir el nombre de la fase. El resultado debería ser el siguiente:

Paso 3: Introducir las actividadesdel proyecto

El siguiente paso consiste en introducir las actividades del proyecto, que deben asignarse a la fase correcta. Esto es lo que debería ver:

Paso 4: Dibujar las barras de actividades

Hasta ahora no hemos visualizado el proyecto. Eso es lo que haremos ahora. Para cada actividad, dibujaremos una barra que represente la duración de la actividad. Antes de dibujar las barras, hay que desplazar la vista de tiempo hasta el periodo correcto. En nuestro ejemplo, nos limitaremos a hacer una planificación prospectiva, lo que significa que empezaremos a partir de la fecha de hoy y programaremos las actividades una tras otra. Este es el aspecto que tiene ahora nuestro plan de proyecto:

Hemos añadido un búfer entre algunas de las actividades.

Paso 5: Dale el toque finala tu plan

Es posible que desee echar un vistazo a estas dos características para hacer su horario perfecto. Añadir hitosLos hitos son útiles para resaltar los principales logros en su proyecto. Con Tom's Planner, puede introducir hitos añadiendo un bloque de tiempo de color (por ejemplo, rojo) o añadiendo un icono de la biblioteca:

Añadir un hito como bloque de tiempo:

Añadir un hito como icono:

De esta forma ambas actividades estarán conectadas entre sí, y podrá moverlas hacia delante o hacia atrás manteniendo la secuencia deseada. Ahora ya ha creado su primer calendario de proyecto. Por último, queremos compartir algunos consejos más sobre la programación de proyectos.

Consideraciones sobrela programación Al programar el trabajo del proyecto en el calendario, hay un par de cosas que debe tener en cuenta:

• Disponibilidad de recursos: Esto es obvio. No puedes programar el trabajo en un día o una semana en que el miembro del equipo encargado esté de vacaciones u ocupado con otro trabajo. Lo mismo ocurre con recursos como máquinas o herramientas que pueden no estar disponibles todos los días.
• Días festivos: Por mucho que nos gusten los días festivos, pueden complicar la planificación del proyecto. Una actividad que normalmente se completaría en 5 días laborables puede tener que extenderse a lo largo de dos semanas debido a un día festivo en medio.
• Eventos en el calendario corporativo: Cada empresa tiene su propio calendario con eventos específicos. Puede tratarse de ferias comerciales, talleres de previsión empresarial o actividades recurrentes como el cierre mensual de la contabilidad. Algunas de tus actividades pueden entrar en conflicto con estos eventos, así que es mejor que consultes el calendario de tu empresa y planifiques tus actividades en función de los eventos específicos de la empresa.

Por último: comparte tu plan y obtén opinionesUna vez terminado el calendario del proyecto, te recomendamos que lo compartas con tu equipo. No sólo para que sepan cuándo se va a trabajar, sino también para que te den su opinión. Los miembros de tu equipo pueden detectar un conflicto de planificación que tú no viste al crear el plan. Es mejor detectar los problemas de planificación al principio que más adelante, cuando el proyecto ya está en fase de ejecución. Para compartir el plan con su equipo, puede utilizar la función de uso compartido de Tom's Planner. La encontrará en la barra de herramientas de la parte superior:

Haga clic en Invitar a otros:

A continuación, introduzca las direcciones de correo electrónico de los miembros del equipo con los que desea compartir el plan. El modo de sólo lectura es la opción adecuada cuando no desea que nadie más realice modificaciones:

Haga clic en enviar invitación y sus compañeros recibirán un enlace por correo electrónico desde el que podrán acceder al plan del proyecto. Esperamos que este tutorial le haya sido útil y le deseamos mucho éxito con su proyecto. Gracias por utilizar Tom's Planner. Este artículo ha sido escrito por Adrian Neumeyer de tacticalprojectmanager.com. Si tienes algo de tiempo libre echa un vistazo al resto de su blog. Es bueno. Da consejos prácticos y tiene los pies en la tierra, igual que Tom's Planner.