Uw eerste project plannen met Tom's Planner

Thursday, 6 June, 2019

Met Tom's Planner heeft u een geweldig hulpmiddel gevonden om gemakkelijk projectplannen te maken. Maar hoe plan je eigenlijk een project? Hoe weet u welke taken u moet opnemen en hoe lang ze gaan duren? Als u nog nooit een project hebt gepland en snel hulp nodig hebt, is dit artikel iets voor u. We lopen met je door het hele proces van het plannen van een project.

Uw project opdelen in beheersbare delen

Voor de eerste stap heb je alleen een vel papier of een lege spreadsheet nodig. Je moet het grote, abstracte projectdoel opdelen in kleinere brokjes. Dit zijn de activiteiten die je team moet uitvoeren om het projectdoel te bereiken. Begin met het opsommen van die taken. Laten we zeggen dat je verantwoordelijk bent voor het bouwen van een school. Je zou het project in vier algemene fasen kunnen verdelen:

• Ontwerp
• Selectie van de locatie
• Bouw
• Inrichting, meubilair en uitrusting

Dit is nog steeds erg breed, en we zouden geen actie kunnen ondernemen op zo'n high-level plan. We moeten elke fase verder opsplitsen in concrete taken. Hier is een meer gedetailleerd overzicht:

Ontwerp:

• Ontwerp van het gebouw
• Inrichting interieur

Locatiekeuze:

• Maak een lijst van 3 mogelijke locaties
• Evaluatie van de bodem

Constructie:

• Fundering
• Framing
• Muren
• Dak

Inrichting, meubilair en uitrusting:

• Elektrische bedrading
• Verwarming, ventilatie, AC
• Sanitair
• Gipsplaat
• Meubilair

Natuurlijk kunnen we nog gedetailleerder worden, maar laten we dit voorbeeld eenvoudig houden. Als u niet zeker weet welke stappen u in uw projectplan moet opnemen, dan kunt u het volgende doen: Doe wat onderzoek op Google om soortgelijke projectplannen te vinden. Je zou kunnen googelen op "projectplan voor softwareontwikkeling".

Tom's Planner heeft ook een template sectie waar u kant-en-klare Template kunt vinden voor veel voorkomende projecttypes. Als u verantwoordelijk bent voor een groot en complex project, wilt u misschien eerst een work breakdown structure (WBS) maken.

Een WBS is een visueel, hiërarchisch model dat alle onderdelen toont die een project moet opleveren of verzorgen. Tacticalprojectmanager.com heeft een geweldig artikel over het maken van work breakdown structures voor het geval je er meer over wilt weten. Schat de taakinspanning en -duur Met uw lijst van taken klaar, moet u nu de vereiste inspanning voor elke activiteit schatten. U wilt bijvoorbeeld weten hoeveel weken de bouwer nodig heeft om de fundering, het geraamte en de muren te maken. Met deze informatie kunt u een werkschema maken voor uw project.

Het inschatten van de inspanning is een van de grootste uitdagingen bij projectmanagement. U zult nooit 100% nauwkeurig zijn, maar u moet er zo dicht mogelijk bij in de buurt komen. Hier zijn drie manieren om goede schattingen te maken:

• Raadpleeg experts: uw materiedeskundigen weten het beste hoe lang ze nodig hebben voor hun werk.
• Zoek naar referentieprojecten: Praat met mensen die soortgelijke projecten hebben gedaan en vraag hen hoeveel tijd ze nodig hadden voor elke stap.
• Reken het uit: Voor taken die uit meerdere blokken bestaan, kan het nuttig zijn om schattingen te maken op subtaakniveau en dan op te tellen om de totale inspanning te krijgen: Als het een aannemer 15 minuten kost om één vierkante meter van de vloer af te werken, dan kost het hem voor de hele vloer van 400 vierkante meter 15 minuten x 400 = 6000 minuten = 10 uur om de hele kamer te vloeren.

Merk op dat schatting en duur niet hetzelfde zijn: het kan een bouwbedrijf 10 dagen werk kosten om de fundering van het schoolgebouw te bouwen. Maar het zal waarschijnlijk meer dan twee weken duren om het werk te voltooien. Waarom? Op sommige dagen zal het werk moeten worden stilgelegd wegens slecht weer. Ook heeft het bedrijf andere projecten te bedienen. De totale duur zal dus meestal langer zijn dan de geschatte inspanning.

Overweeg afhankelijkheden

Het uitdagende van projecten is dat elke taak samenhangt met ander werk. Als één taak vertraging oploopt, zullen volgende taken ook vertraging oplopen. In uw poging om te begrijpen welke taken moeten worden uitgevoerd, moet u ook een gevoel krijgen voor de afhankelijkheden. Hebt u afhankelijkheden gezien in ons voorbeeldproject? Nou, je kunt natuurlijk geen muren opzetten voordat de fundering klaar is. Dus de fundering moet vóór alle andere bouwwerkzaamheden zijn. Ook de elektrische installatie moet vóór de installatie van airconditioning en verwarming komen. Andere activiteiten kunnen parallel worden gepland. Het ontwerpwerk van de architect kan bijvoorbeeld op hetzelfde moment worden gedaan als de civieltechnische ingenieurs potentiële locaties inspecteren en bodemproeven uitvoeren.

Achterwaartse en voorwaartse planning: welke manier is het beste voor u?

Een algemeen punt waarover u moet beslissen is of u uw project achterwaarts of voorwaarts wilt plannen. Achterwaarts plannen betekent dat de einddatum is gegeven, en dat je de ene activiteit naast de andere rangschikt in achterwaartse volgorde. Vooruit plannen betekent dat je begint op een bepaalde begindatum, en dat je uitzoekt hoe lang het project gaat duren.

Voeg voldoende buffer toe

Een project plannen is gemakkelijk. De uitvoering is het moeilijke deel, met name het op schema houden van taken. Heel vaak gaat het niet zoals gepland. Veel voorkomende redenen zijn:

• Het werk duurt langer dan verwacht
• Technische problemen duiken op
• Teamleden worden ziek
• Er komen nieuwe eisen (die extra tijd kosten om te implementeren)

Het resultaat: Uw nauwgezet geplande tijdlijn zal uit elkaar vallen - tenzij u onvoldoende buffer heeft gepland. Een extra dag hier en daar om onverwachte vertragingen (bijvoorbeeld door slecht weer bij een bouwproject) te compenseren.

Het maken van het projectplan met Tom's Planner

Nu is het tijd om het eigenlijke planning voor ons project te maken. Neem uw lijst met projectactiviteiten en open een nieuw blad in Tom's Planner.

Stap 1: Bereid uw tijdlijn voor

Eerst schakelen we de weekweergave in, omdat we het werk per week plannen in plaats van per dag. Dit heeft het voordeel dat we onze planning niet hoeven aan te passen als taken van de ene dag naar de andere verschuiven.

Stap 2: Voer de projectfasen in

Laten we vervolgens de projectfasen invoeren. U hoeft alleen maar op de oranje balken te klikken en de naam van de fase in te voeren. Het resultaat zou er zo uit moeten zien:

Stap 3: Voer de projectactiviteiten in

De volgende stap is het invoeren van de projectactiviteiten, die aan de juiste fase moeten worden toegewezen. Dit is wat u zou moeten zien:

Stap 4: Teken de activiteitenbalken

Tot nu toe hebben we het project nog niet gevisualiseerd. Dat gaan we nu doen. Voor elke activiteit tekenen we een balk die de duur van de activiteit weergeeft. Voordat je de balken tekent, moet je de tijdweergave naar de juiste periode scrollen. In ons voorbeeld gaan we gewoon vooruit plannen, wat betekent dat we uitgaan van de datum van vandaag en de activiteiten achter elkaar plannen. Zo ziet ons projectplan er nu uit:

We hebben een buffer toegevoegd tussen sommige activiteiten

Stap 5: Geef uw plan de finishing touch

Misschien wilt u deze twee functies bekijken om uw planning perfect te maken. Mijlpalen toevoegen Mijlpalen zijn handig om belangrijke prestaties in uw project te benadrukken. Met Tom's Planner kunt u mijlpalen invoeren door een gekleurd (bijv. rood) tijdsblok toe te voegen of door een pictogram uit de bibliotheek toe te voegen:

Een mijlpaal als tijdblok toevoegen:

Een mijlpaal als pictogram toevoegen:

Zo worden beide activiteiten met elkaar verbonden, en kunt u ze naar voren of naar achteren verplaatsen met behoud van de gewenste volgorde. Nu hebt u uw eerste projectplanning gemaakt. Gefeliciteerd! Tot slot willen we nog een paar tips over projectplanning delen.

Overwegingen bij de planning Bij het plannen van projectwerk op de tijdlijn zijn er een paar dingen waar u rekening mee moet houden:

• Beschikbaarheid van middelen: Dit ligt voor de hand. U kunt geen werk inplannen op een dag of week waarop uw verantwoordelijke teamlid op vakantie is of druk is met ander werk. Hetzelfde geldt voor middelen zoals machines of gereedschappen die misschien niet elke dag beschikbaar zijn.
• Feestdagen: Hoe leuk we feestdagen ook vinden, ze kunnen de projectplanning bemoeilijken. Een activiteit die normaal gesproken in 5 werkdagen zou worden afgerond, moet misschien over twee weken worden uitgesmeerd omdat er een feestdag tussen zit.
• Evenementen op de bedrijfskalender: Elk bedrijf heeft zijn eigen kalender met bedrijfsspecifieke evenementen. Dit kunnen beurzen zijn, workshops over bedrijfsvoorspellingen, maar ook terugkerende activiteiten zoals de maandelijkse afsluiting in de boekhouding. Sommige van uw activiteiten kunnen conflicteren met deze evenementen, dus het is beter om de kalender van uw bedrijf te controleren en uw activiteiten te plannen rond bedrijfsspecifieke evenementen.

Tot slot: deel uw plan en krijg feedback Zodra je projectplanning klaar is, raden we je aan deze te delen met je team. Niet alleen om mensen te laten weten wanneer het werk zal gebeuren, maar ook om feedback te krijgen. Uw teamleden kunnen een planningsconflict signaleren dat u niet zag toen u het plan maakte. Het is beter om planningsproblemen vroegtijdig te ontdekken dan later in het project wanneer u al in de uitvoeringsmodus bent. Om uw plan binnen uw team te delen, kunt u de functie voor het delen van plannen in Tom's Planner gebruiken. U vindt deze in de knoppenbalk bovenaan:

Klik op Anderen uitnodigen:

Voer vervolgens de e-mailadressen in van de teamleden met wie u de planning wilt delen. Het gebruik van de alleen-lezen modus is de juiste optie als u niet wilt dat iemand anders wijzigingen uitvoert:

Klik op uitnodiging verzenden, en uw collega's ontvangen via e-mail een link van waaruit zij toegang hebben tot het projectplan. Wij hopen dat deze handleiding nuttig voor u is geweest en wensen u veel succes met uw project! Bedankt voor het gebruik van Tom's Planner. Dit artikel is geschreven door Adrian Neumeyer van tacticalprojectmanager.com. Als u wat vrije tijd heeft, neem dan een kijkje op de rest van zijn blog. Het is goed. Hij heeft hands-on advies en is down to earth, net als Tom's Planner.