Planifier votre premier projet avec Tom's Planner

Thursday, 6 June, 2019

Avec Tom's Planner, vous avez trouvé un outil formidable pour créer facilement des plans de projet. Mais comment planifier réellement un projet ? Comment savoir quelles tâches inclure et combien de temps elles vont prendre ? Si vous n'avez jamais planifié de projet auparavant et que vous avez besoin d'une aide rapide, cet article est fait pour vous. Nous allons vous guider tout au long du processus de planification d'un projet.

Décomposer votre projet en parties gérables

Pour la première étape, tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une feuille de papier ou d'un tableur vierge. Vous devez décomposer le grand objectif abstrait du projet en petits morceaux. Il s'agit des activités que votre équipe doit accomplir pour atteindre l'objectif du projet. Commencez par dresser la liste de ces tâches. Imaginons que vous soyez chargé de construire une école. Vous pourriez décomposer le projet en quatre phases générales :

• Conception
• Sélection du site
• Construction
• Aménagement intérieur, mobilier et équipement

C'est encore très vaste, et nous ne pourrions pas agir sur un plan de si haut niveau. Nous devons décomposer davantage chaque phase en tâches tangibles. Voici une vue plus détaillée :

la conception :

• Conception du bâtiment
• Aménagement intérieur

Sélection du site :

• Créer une liste de 3 sites possibles
• Évaluation du sol

Construction :

• Fondation
• Charpente
• Murs
• Toit

Design intérieur, mobilier et équipement :

• Câblage électrique
• Chauffage, ventilation, climatisation
• Plomberie
• Placoplâtre
• Meubles

Bien sûr, nous pourrions être plus précis, mais gardons cet exemple simple. Si vous n'êtes pas sûr des étapes à inclure dans votre plan de projet, voici ce que vous pouvez faire : Faites des recherches sur Google pour trouver des plans de projet similaires. Vous pouvez par exemple chercher sur Google "plan de projet de développement de logiciel".

Tom's Planner dispose également d'une section de modèles où vous pouvez trouver des modèles prêts à l'emploi pour les types de projets les plus courants. Si vous êtes responsable d'un projet important et complexe, vous pouvez commencer par créer une structure de répartition du travail (SRT).

Un WBS est un modèle visuel et hiérarchique qui montre toutes les parties qu'un projet doit livrer ou dont il doit s'occuper. Tacticalprojectmanager.com propose un excellent article sur la création de structures de répartition du travail si vous souhaitez en savoir plus. Estimer l'effort et la durée des tâches Votre liste de tâches étant prête, vous devez maintenant estimer l'effort requis pour chaque activité. Par exemple, vous voulez savoir combien de semaines il faudra au constructeur pour créer les fondations, construire la charpente et les murs. Avec ces informations, vous pouvez créer un calendrier de travail pour votre projet.

L'estimation de l'effort est l'un des principaux défis de la gestion de projet. Vous ne serez jamais précis à 100 %, mais vous devez vous en approcher le plus possible. Voici trois façons d'obtenir de bonnes estimations :

• Consultez des experts : vos experts en la matière sont les mieux placés pour savoir de combien de temps ils ont besoin pour leur travail.
• Recherchez des projets de référence : Parlez à des personnes qui ont réalisé des projets similaires et demandez-leur combien de temps il leur a fallu pour chaque étape.
• Faites le calcul : Pour les tâches comprenant plusieurs blocs, il peut être utile de faire des estimations au niveau des sous-tâches, puis de les additionner pour obtenir l'effort total : S'il faut 15 minutes à un constructeur pour terminer un pied carré de plancher, alors pour l'ensemble du plancher de 400 pieds carrés, il lui faudra 15 minutes x 400 = 6000 minutes = 10 heures pour revêtir toute la pièce.

Notez que l'estimation et la durée ne sont pas identiques : une entreprise de construction peut avoir besoin de 10 jours d'efforts pour construire les fondations d'un bâtiment scolaire. Cependant, il faudra probablement plus de deux semaines pour terminer le travail. Pourquoi ? Certains jours, les travaux devront être interrompus en raison du mauvais temps. De plus, l'entreprise a d'autres projets à servir. Ainsi, la durée totale dépassera généralement l'effort estimé.

Tenez compte des dépendances

La partie la plus difficile des projets est que chaque tâche est liée à d'autres travaux. Si une tâche est retardée, les tâches suivantes le seront également. En essayant de comprendre quelles sont les tâches à accomplir, vous devez également avoir une idée des dépendances. Avez-vous vu des dépendances dans notre exemple de projet ? Eh bien, vous ne pouvez évidemment pas monter de murs avant que les fondations ne soient prêtes. Les fondations doivent donc être réalisées avant tout autre travail de construction. De même, l'installation électrique doit précéder l'installation des systèmes de climatisation et de chauffage. D'autres activités peuvent être programmées en parallèle. Par exemple, le travail de conception de l'architecte peut être effectué en même temps que les ingénieurs civils inspectent les sites potentiels et effectuent des tests de sol.

Ordonnancement amont et aval : quelle est la meilleure solution pour vous ?

Un point général que vous devez décider est de savoir si vous voulez planifier votre projet en amont ou en aval. L'ordonnancement à rebours signifie que la date de fin est donnée et que vous disposez les activités les unes à côté des autres dans l'ordre inverse. La planification prospective signifie que vous commencez à une date de début donnée et que vous déterminez la durée du projet.

Ajoutez un tampon suffisant

Planifier un projet est facile. L'exécution est la partie la plus difficile, notamment le respect du calendrier des tâches. Très souvent, les choses ne se déroulent pas comme prévu. Les raisons les plus courantes sont les suivantes :

• le travail prend plus de temps que prévu
• Des problèmes techniques surviennent
• Les membres de l'équipe tombent malades
• De nouvelles exigences apparaissent (dont la mise en œuvre prend plus de temps).

Le résultat : Votre calendrier méticuleusement planifié va s'effondrer - à moins que vous n'ayez prévu un tampon insuffisant. Un jour supplémentaire ici et là pour équilibrer les retards inattendus (par exemple, en raison du mauvais temps dans un projet de construction).

Création du plan de projet avec Tom's Planner

Il est maintenant temps de créer le véritable diagramme de Gantt de notre projet. Prenez votre liste d'activités de projet et ouvrez une nouvelle feuille dans Tom's Planner.

Étape 1 : préparez votre calendrier

Tout d'abord, nous allons activer la vue hebdomadaire car nous allons planifier le travail sur une base hebdomadaire plutôt que quotidienne. Cela présente l'avantage de ne pas avoir à modifier notre plan si les tâches sont déplacées d'un jour à l'autre.

Étape 2 : Saisissez les phases du projet

Ensuite, entrons dans les phases du projet. Il suffit de cliquer sur les barres orange et de saisir le nom de la phase. Le résultat devrait ressembler à ceci :

Étape 3 : Saisissez les activités du projet

L'étape suivante consiste à saisir les activités du projet, qui doivent être affectées à la bonne phase. Voici ce que vous devriez voir :

Étape 4 : Dessiner les barres d'activité

Jusqu'à présent, nous n'avons pas encore visualisé le projet. C'est ce que nous allons faire maintenant. Pour chaque activité, nous allons dessiner une barre qui représente la durée de l'activité. Avant de dessiner les barres, vous devez faire défiler la vue du temps jusqu'à la bonne période. Dans notre exemple, nous allons simplement faire une planification prospective, ce qui signifie que nous partons de la date d'aujourd'hui et planifions les activités les unes après les autres. Voici à quoi ressemble notre plan de projet :

Nous avons ajouté un tampon entre certaines activités.

Étape 5 : Donnez la touche finale à votre plan

Vous pourriez vouloir vérifier ces deux fonctionnalités pour rendre votre planning parfait. Ajouter des jalonsLes jalons sont utiles pour mettre en évidence les principales réalisations de votre projet. Avec Tom's Planner, vous pouvez entrer des jalons soit en ajoutant un bloc de temps coloré (par exemple, rouge), soit en ajoutant une icône de la bibliothèque :

Ajout d'un jalon en tant que bloc de temps :

Ajout d'un jalon sous forme d'icône :

De cette façon, les deux activités seront connectées l'une à l'autre et vous pourrez les déplacer vers l'avant ou l'arrière tout en conservant la séquence souhaitée. Vous avez maintenant créé votre premier planning de projet. Félicitations ! Enfin, nous souhaitons partager quelques conseils supplémentaires sur la planification de projet.

Considérations relatives à la planificationLorsque vous planifiez les activités du projet sur le calendrier, vous devez tenir compte de quelques éléments :

• La disponibilité des ressources : C'est évident. Vous ne pouvez pas planifier un travail un jour ou une semaine où le membre de votre équipe responsable est en vacances ou occupé à d'autres tâches. Il en va de même pour les ressources comme les machines ou les outils qui ne sont pas forcément disponibles tous les jours.
• Les jours fériés : Même si nous apprécions les jours fériés, ils peuvent compliquer la planification d'un projet. Une activité qui devrait normalement être réalisée en 5 jours ouvrables peut devoir être répartie sur deux semaines en raison d'un jour férié entre les deux.
• Événements figurant sur le calendrier de l'entreprise : Chaque entreprise a son propre calendrier avec des événements spécifiques à l'entreprise. Il peut s'agir de salons professionnels, d'ateliers de prévisions commerciales, mais aussi d'activités récurrentes comme la clôture mensuelle de la comptabilité. Certaines de vos activités peuvent entrer en conflit avec ces événements, il est donc préférable de vérifier le calendrier de votre entreprise et de planifier vos activités en fonction des événements spécifiques à l'entreprise.

Enfin : partagez votre plan et obtenez des commentairesUne fois le calendrier de votre projet terminé, nous vous recommandons de le partager avec votre équipe. Non seulement pour faire savoir aux gens quand le travail aura lieu, mais aussi pour obtenir des commentaires. Les membres de votre équipe peuvent repérer un conflit de calendrier que vous n'avez pas vu en créant le plan. Il est préférable de détecter les problèmes de planification dès le début que plus tard dans le projet, lorsque vous êtes déjà en mode de mise en œuvre. Pour partager votre plan au sein de votre équipe, vous pouvez utiliser la fonction de partage de Tom's Planner. Vous la trouverez dans la barre d'outils en haut de l'écran :

Cliquez sur "Inviter d'autres personnes" :

Ensuite, saisissez les adresses e-mail des membres de l'équipe avec lesquels vous souhaitez partager le plan. L'utilisation du mode lecture seule est la bonne option lorsque vous ne voulez pas que quelqu'un d'autre effectue des modifications :

Cliquez sur envoyer l'invitation, et vos collègues recevront un lien par e-mail à partir duquel ils pourront accéder au plan du projet. Nous espérons que ce tutoriel vous a été utile et nous vous souhaitons beaucoup de succès avec votre projet ! Merci d'avoir utilisé Tom's Planner. Cet article a été écrit par Adrian Neumeyer de tacticalprojectmanager.com. Si vous avez un peu de temps libre, jetez un coup d'œil au reste de son blog. Il est bon. Il donne des conseils pratiques et a les pieds sur terre, tout comme Tom's Planner.